Простой бланк табеля учета рабочего времени — унифицированная форма, подлежащая составлению и заверению сразу несколькими сотрудниками организации. Каковы важнейшие нюансы работы с этим документом и где можно скачать его заполненный образец?
Что представляет собой простой бланк учета рабочего времени и для чего он нужен?
В соответствии со ст. 91 ТК РФ фирмы-работодатели должны осуществлять учет рабочего времени сотрудников.
Детальнее о ст. 91 ТК РФ расскажет эта публикация .
В практике кадрового менеджмента закрепилось использование в этих целях 2 унифицированных форм:
- Т-12 — для ручного ввода данных о рабочем времени;
- Т-13 — используется в автоматизированных системах учета рабочего времени.
Обе формы утверждены постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. Поскольку наиболее простым технически способом ведения учета рабочего времени является ручной ввод данных по посещениям сотрудниками работы, то форму Т-12 принято именовать простым бланком (или табелем) учета рабочего времени.
Изучим его специфику подробнее.
Нюансы заполнения формы Т-12 (простого бланка учета рабочего времени)
Особенность формы Т-12 — в наличии раздела, в котором не только отражаются сведения по посещениям сотрудниками работы, но и раздела, отражающего цифры по зарплате, исчисляемой исходя из показателей рабочего времени. При этом фирма может не заполнять данный раздел и отражать цифры по зарплате в других документах. В этом случае в форме Т-12 оформляется только раздел 1.
Какие коды по видам оплаты труда можно применить в форме Т-12, узнайте по ссылке .
Бланк Т-12 заполняется в 1 экземпляре. Ежедневные отметки о посещении сотрудниками работы вносятся в графы 4-6 документа. Есть 2 способа фиксации данных сведений:
- с учетом как явок, так и пропусков работы по тем или иным причинам, а также иных событий (например, простоев);
- с учетом только отклонений от стандартного графика работы (пропусков работы, простоев).
В обоих случаях в табель вносится 2 типа данных:
- буквенный или цифровой код, отражающий, приходил ли сотрудник на работу и где он находился, если туда не приходил (например, был в отпуске, на больничном или в командировке);
- количество часов, проведенных на работе.
Однако если человек отсутствовал на работе весь день, то код, отражающий пропуск работы, фиксируется в табеле без указания часов.
О буквенных шифрах для Т-12 расскажем .
Графы 1-17, 35-55 табеля Т-12 заполняются ответственным лицом в сроки, определяемые с учетом того, что зарплату работникам фирма, в соответствии со ст. 136 ТК РФ, должна выплачивать не реже 2 раз в месяц. Далее табель передается в бухгалтерию, которая заполняет графы 18-34, а затем направляется на утверждение:
- ответственным лицом;
- руководителем подразделения, где работают сотрудники, учет посещений которых ведется по табелю;
- представителем кадровой службы.
Где можно скачать образец простого бланка учета рабочего времени?
Загрузить заполненный образец табеля Т-12 вы можете на нашем портале.
Табель учета рабочего времени – основной документ, содержащий информацию о числе явок и неявок на работу каждого сотрудника фирмы. Он передается в бухгалтерию. И на основании данных рассчитывается и начисляется заработная плата.
Законом предусмотрено 2 унифицированные формы табеля: Т-12 – для заполнения вручную; Т-13 – для автоматического контроля фактически отработанного времени (через турникет).
Данные вносятся каждый рабочий день. В конце месяца подсчитывается итог по явкам и неявкам каждого работника. Формирование отчета можно упростить, автоматизировав заполнение некоторых ячеек средствами Excel. Посмотрим, как.
Заполняем вводные данные функциями Excel
Формы Т-12 и Т-13 имеют практически одинаковый состав реквизитов.
Скачать табель учета рабочего времени:
В шапке 2 страницы формы (на примере Т-13) заполняем наименование организации и структурного подразделения. Так, как в учредительных документах.
Прописываем номер документа ручным методом. В графе «Дата составления» устанавливаем функцию СЕГОДНЯ. Для этого выделяем ячейку. В списке функций находим нужную и нажимаем 2 раза ОК.
В графе «Отчетный период» указываем первое и последнее число отчетного месяца.
Отводим поле за пределами табеля. Здесь мы и будем работать. Это поле ОПЕРАТОРА. Сначала сделаем свой календарик отчетного месяца.
Красное поле – даты. На зеленом поле проставляет единички, если день выходной. В ячейке Т2 ставим единицу, если табель составляется за полный месяц.
Теперь определим, сколько рабочих дней в месяце. Делаем это на оперативном поле. В нужную ячейку вставляем формулу =СЧЁТЕСЛИ(D3:R4;""). Функция «СЧЁТЕСЛИ» подсчитывает количество непустых ячеек в том диапазоне, который задан в скобках.
Вводим вручную порядковый номер, ФИО и специальность сотрудников организации. Плюс табельный номер. Информацию берем из личных карточек работников.
Автоматизация табеля с помощью формул
Первый лист формы содержит условные обозначения для учета рабочего времени, цифровые и буквенные. Смысл автоматизации средствами Excel в том, чтобы при внесении обозначения отображалось количество часов.
Для примера возьмем такие варианты:
- В – выходной;
- Я – явка (рабочий день);
- ОТ – отпуск;
- К – командировка;
- Б – больничный.
Сначала воспользуемся функцией «Выбор». Она позволит установить нужное значение в ячейку. На этом этапе нам понадобится календарь, который составляли в Поле Оператора. Если на какую-то дату приходится выходной, в табеле появляется «В». Рабочий – «Я». Пример: =ВЫБОР(D$3+1;"Я";"В"). Формулу достаточно занести в одну ячейку. Потом «зацепить» ее за правый нижний угол и провести по всей строке. Получается так:
Теперь сделаем так, чтобы в явочные дни у людей стояли «восьмерки». Воспользуемся функцией «Если». Выделяем первую ячейку в ряду под условными обозначениями. «Вставить функцию» – «Если». Аргументы функции: логическое выражение – адрес преобразуемой ячейки (ячейка выше) = «В». «Если истина» - «» или «0». Если в этот день действительно выходной – 0 рабочих часов. «Если ложь» – 8 (без кавычек). Пример: =ЕСЛИ(AW24="В";"";8). «Цепляем» нижний правый угол ячейки с формулой и размножаем ее по всему ряду. Получается так:
Нужно проделать такую же работу для второй половины месяца. Достаточно скопировать формулы и поменять те ячейки, на которые они ссылаются. Результат работы:
Теперь подведем итоги: подсчитаем количество явок каждого работника. Поможет формула «СЧЁТЕСЛИ». Диапазон для анализа – весь ряд, по которому мы хотим получить результат. Критерий – наличие в ячейках буквы «Я» (явка) или «К» (командировка). Пример: . В результате мы получаем число рабочих для конкретного сотрудника дней.
Посчитаем количество рабочих часов. Есть два способа. С помощью функции «Сумма» - простой, но недостаточно эффективный. Посложнее, но надежнее – задействовав функцию «СЧЁТЕСЛИ». Пример формулы:. Где AW25:DA25 – диапазон, первая и последняя ячейки ряда с количеством часов. Критерий для рабочего дня («Я»)– «=8». Для командировки – «=К» (в нашем примере оплачивается 10 часов). Результат после введения формулы.
Учёт времени, фактически отработанного сотрудником, должен вести любой владелец собственного бизнеса. Это касается и индивидуальных предпринимателей. Потому обязательным становится такой документ, как табель учёта рабочего времени на 2016 год.
2016 год. Правила заполнения табеля
Основа для заполнения этого документа – унифицированные формы T12 и T13. Они были утверждены ещё в 2004 году. Но каждая организация может разрабатывать и собственные бланки. Есть лишь одно требование – наличие всех реквизитов, перечисленных в тексте Федерального Закона № 402-ФЗ от 2011 года.
Если быть точнее, нам нужна статья 9, второй пункт. Вне зависимости от того, какую форму учёта выбрали на предприятии, её закрепляют в приложении к учётной политике.
Какие данные фиксируются в табеле-календаре 2016 года:
- Командировочные и отпускные дни.
- Сколько дней составил ?
- Была ли работа сверх нормы?
- Рабочие дни.
Свои буквенные и цифровые обозначения предусмотрены для каждого из этих случаев. Буква «Я» обычно используется для обозначения рабочих дней. ОТ или 09 – так изображают дни, когда человек находился в отпуске. Та же буква «Я» или цифра «01» фиксируют дни, когда работника из отпуска отозвали.
«Б» – символ для периодов временной нетрудоспособности. К – буквенное обозначение для командировки.
Учёт рабочих часов: некоторые особенности
Бухгалтерия может использовать два варианта для того, чтобы заполнять табель рабочего времени на 2016 год:
- Суммированный метод. Подходит, если не удаётся установить стандартную продолжительность рабочего дня каждый день.
- Поденный способ, когда учитывается каждый день.
Рабочая неделя не должна превышать по времени четыре десятка часов в неделю, как гласят нормативы в Трудовом Кодексе.
Этот показатель может отклоняться от нормативов, если речь идёт о втором способе. Главное, чтобы недоработки компенсировали переработки за этот период. Отчётный период может использоваться любой, это может быть как месяц, так и квартал.
40-часовая рабочая неделя обязательна для совершеннолетних сотрудников. Не достигшие 16-летнего возраста могут трудиться максимум 24 часа за одну неделю.
Руководитель должен издать отдельный приказ, чтобы начать суммированный учёт рабочего времени для каждого сотрудника. Надо назначить ответственное лицо по учёту, чтобы соответствовать всем правилам и требованиям. Прописывать набор обязанностей нужно во внутренней исполнительной документации. Работа обычно передаётся бухгалтерам или кадровикам, сотрудникам с другими подобными должностями.
Разные бланки для табелей рабочего времени. Возможно ли это?
- Стандартная форма Т12 применяется для предприятий, где не налажен учёт в автоматическом режиме.
- Можно заполнять лишь один раздел, если для каждого показателя учёт ведётся отдельно. Форма Т13 больше подходит для объектов, где используются пропускные автоматизированные системы.
- В любом табеле есть графы, заполнять которые надо обязательно. Это касается появления или отсутствия на рабочем месте. В последнем случае обязательно надо указать причину. Здесь ставятся переработки и сверхурочная работа. Наконец, нельзя забывать о простоях и командировках в рабочем процессе.
- Начисление заработной платы проводится на основании общего табель-календаря на 2016 год для каждого из сотрудников.
- Тарифные ставки рассчитываются согласно ставкам по каждой конкретной должности. Фактически отработанные часы становятся самым важным показателем. Если производство носит вспомогательный характер, сотрудники попадают под программу повременной оплаты труда. Это правило распространяется и на руководителей в организациях.
Обработка табеля, заполнение документа
Уполномоченное лицо составляет табели только в одном экземпляре. Данные заносятся в документ даже в том случае, если продолжительность рабочего дня была сокращена. Количество граф можно расширять, если добавляются новые критерии.
Бланки разрешено изготавливать с применением любых современных средств печати. Есть часть реквизитов, которая может заполняться заранее. Например:
- номер по табелю;
- данные о специальности и профессии;
- ФИО работников;
- информация о структурных подразделениях.
Это постоянные сведения. Изменения в данных графах происходят редко. Заполненные табели помогают не только начислять зарплату работникам, но и контролировать соблюдение ими режима. Такие сведения необходимы и для составления статистической отчётности.
Инспекция по охране труда, проводя проверки, также изучает табели. Это помогает выявить нарушения, в том числе по продолжительности рабочего дня.
На руководство налагаются штрафы, если табели заполняются неправильно.
Своевременное отображение данных, штрафы и сроки хранения
Например, работник отправляется в медицинское учреждение, предупредив о том, что больничный лист подтвердит наличие проблем со здоровьем. Но речь шла лишь о получении консультации по какому-либо вопросу, если верить справке.
Значит, на рабочем месте сотрудник отсутствовал по собственной инициативе, а не по причине болезни. Такая неявка может считаться прогулом. Последствия будут соответствующими. По всем правилам заполняется календарь-табель рабочего времени на 2016 год. Для таких дней есть специальная отметка «НН».
Если в организации отсутствует табель для учёта рабочего времени, это считается серьёзным нарушением законодательства. Административная ответственность накладывается на руководство по КоАП РФ, 5.27 статье. Организации платят за нарушение от 30 до 50 тысяч рублей. Должностные лица и индивидуальные предприниматели – в пределах 1–5 тысяч.
Любой табель учёта хранится на предприятии до пяти лет. Этот срок увеличивается до 75 лет для опасных и вредных условий. Можно скачать и распечатать готовые бланки для упрощения задачи. Остаётся только напомнить, что ночное время – промежуток с 10 вечера до 6 утра. Если кто-то выходит на работу в это время, её и оплачивают соответственно. Смену отмечают разными буквами, если часть её проходит днём, а часть – ночью. Продолжительность работы в минутах и часах указывают в нижних строчках. Допускается добавление дополнительных строк, использование дробей для обозначения.
Каждая компания и предприниматель, выступающий работодателем, при использовании труда наемных работников должны учитывать их рабочее время. Законодательство предусматривает для этих целей применение специального бланка, который называется табель рабочего времени. Обязанность по его заполнению возлагается на ответственных должностных лиц.
ТК РФ устанавливает, что каждый работодатель независимо от форм собственности должен вести учет отработанного времени его работников. За отсутствие табелирования предусмотрено административное наказание как для самой организации, так и для ее ответственных сотрудников.
Табель - это бланк, который содержит информацию о рабочих днях по каждому сотруднику, а также не выходы на работу по уважительной или неуважительной причинам. Он может вестись двумя способами:
- Все данные о присутствии или отсутствии сотрудников ведутся ежедневно.
- Данные в табель вносятся в случае отклонения, т.е. при отсутствии, неявки, опоздания и т.д.
На основе сведений этого документа производится начисление зарплаты всему персоналу компании. Он позволяет контролировать соблюдение трудовой дисциплины, а также норму продолжительности рабочей недели, длительность , выполнение обязанностей в выходные дни.
Законодательством установлена при пятидневной работе - 40-часовая продолжительность недели, при шестидневке - 36-часовая. При суммированном учете норма может нарушаться, главное требование при этом, чтобы она соответствовала определенному размеру за отчетный период, например, квартал.
Когда на предприятие приходит проверка с трудовой инспекции, основным документом, который они запрашивают, является табель рабочего времени. Также он является главным источников для формирования статистической отчетности по труду и кадрам.
Порядок применения табеля
Табелирование возлагается на определенного работника, которого контролирует руководитель его структурного подразделения. Записи в табеле делаются каждый день.
Согласно нормам закона хозяйствующий субъект вправе использовать бланк по форме Т-12 или форме Т-13, утвержденные Росстатом. Первый вариант используется как для учета периода работы, так и для начисления оплаты труда. Второй документ может применяться, если отражение рабочего времени происходит автоматически.
Также компания может разрабатывать собственный документ с учетом имеющихся потребностей. При этом он должен содержать ряд обязательный реквизитов. Программы по кадровому учету содержат унифицированные бланки.
Заполнение табеля можно вести вручную или с использованием компьютера. В последнем случае все сведения вносятся в программу, а сам бланк распечатывается в конце месяца.
При этом используются специальные обозначения в табеле. Они бывают буквенные и цифровые. Например, работа сотрудника в пределах нормы отражается буквой Я или кодом 01. В документе проставляется сначала код, а потом продолжительность работы. Просто так шифры использовать нельзя, они должны заполняться на основе подтверждающих документов или иным образом.
В табеле отражается все время, в том числе служебные поездки, отпуска, больничные и т. д. Можно проставлять код вида оплаты труда в табеле, который представляет собой четырехзначный цифровой шифр. Например, для зарплаты используется код 2000, для гражданско-правовых договоров - 2010, для отпуска и компенсации – 2012, для больничных листов - 2300 и т. д.
Закрытие табеля происходит в последнее число месяца или на следующий день. Ответственное лицо передает его на проверку и подпись начальнику отдела, а потом направляет его в отдел кадров. Кадровая служба сверяет сведения из предоставленного табеля с документами по личному составу. После этого табель учета рабочего времени направляется в бухгалтерию для произведения начисления зарплаты.
При этом стоит учитывать, что табель должен предоставляться двумя частями, из которых первая половина месяца предоставляется для начисления аванса по заработной плате, а вторая половина для начисления полной зарплаты по итогам отработанного месяца.
Отработанный документ подшивается в специальные папки, и по окончании года его отдают в архив, где он может храниться до пяти лет. Если в компании в соответствии со специальной оценкой существуют вредные и опасные условия труда, такой бланк нужно сохранять до 75 лет.
Табель учета рабочего времени образец заполнения
Обращаем ваше внимание, что для удобства и лучшей информативности примера мы немного видоизменили табель – некоторые строки удалены, а некоторые добавлены, общий смысл при этом не изменен. В конце страницы вы можете скачать образцы табелей в формате Excel.
Начинать заполнение нужно с шапки документа. Здесь указываются полное название компании и ее код по справочнику ОКПО, на следующей строчке - для какого структурного подразделения составляется этот табель.
Затем записываются порядковый номер документа, дата составления, а также какой период он охватывает (обычно это календарный месяц).
После этого заполняется основная часть документа.
Графа 1 - номер по порядку строки в данном табеле
Графы 2 и 3 - Полные Ф.И.О. работника, его должность, присвоенный табельный номер.
Графа 4 служит для ежедневной отметки о явке или неявке работника. Для каждого дня выделено две клетки одна под другой - в верхней указывается кодовое обозначение, обычно в виде буквы или цифры, в нижнюю вносится количество выработанных часов, или же она может быть оставлена пустой.
Основные коды для заполнения посещаемости:
- Я – если сотрудник полностью отработал рабочий день.
- К – если сотрудник находится в служебной командировке.
- В – данным кодом отмечаются выходные и праздничные дни.
- ОТ – при нахождении работника в основном ежегодном оплачиваемом отпуске.
- Б – При болезни сотрудника (больничный) или временной нетрудоспособности.
- ДО – если сотрудник взял отпуск без сохранения зарплаты (за свой счет).
- Р – отпуск предоставляемый сотруднице по случаю беременности и родам.
- ОЖ – отпуск по уходу за ребенком не достигшим возраста 3-х лет.
- НН – в случае неявки работника на рабочее место по невыясненным причинам. Можно либо оставить пустое место или указать данный код до выяснения причины отсутствия, если они уважительные, то необходимо будет проставить соответствующий причине код.
В графе 5 проставляются сколько дней и часов, выработано за каждую половину месяца - дни сверху, часы снизу.
В графе 6 указываются такие же данные, но за целый месяц.
Графы 7-9
используются для указания сведений, предназначенных для расчета зарплаты. Если для всех работников, которые внесены в табель, используются одинаковые код оплаты труда и корреспондирующий счет, то в шапке этой таблицы нужно заполнить соответствующие одноименные графы. При этом графы 7-8 непосредственно в строке сотрудника остаются пустыми, а нужно указать данные только в графе 9.
Если же в течение месяца коды и счета у сотрудников различаются, то в графе 7 указывается цифровой код, соответствующий необходимому виду оплаты труда. Вслед за ним в графу 8 нужно внести номер счета согласно Плану счетов, который соответствует данному виду оплаты. В графе 9 указывается количество дней или часов, которые были отработаны по записанному виду оплаты.
Основные коды по оплате труда:
- 2000 – при выплате заработной платы по стандартным трудовым договорам и командировочных.
- 2010 – в случае оплаты труда по договорам гражданско-правового характера.
- 2012 – если сотруднику выплачиваются отпускные.
- 2300 – при выплате больничных и пособий по временной нетрудоспособности.
В графы 10-13 вносится информация об отсутствии сотрудника на рабочем месте - здесь нужно указать соответствующий причине код, а также сколько дней или часов к нему относится.
В нижней части табеля слева ставится фамилия, должность и личная подпись лица, которое его заполняло. Напротив него справа документ подписывают руководитель подразделения, по которому составлен табель и работник отдела кадров с указанием их данных. Здесь указывается дата подписания каждым из ответственных лиц.
Нюансы
К основному табелю может заводиться дополнительный лист, который нужно заполнить на работника при его увольнении. В конце месяца он прикладывается к общему табелю, в котором делается запись на выбывшего работника «Уволен».
Неявка сотрудника на работу
Если сотрудник не появился на работе по неизвестной причине, то в табеле в графе 4 нужно проставлять код «НН» или «30» – «Неявки по невыясненным причинам». После того как работник подтверждает причину отсутствия - больничный лист, прогул и т. д., в табель вносятся исправления и код «НН» меняется на соответствующий причине неявки.
Болезнь во время отпуска
Если работник, заболел находясь в ежегодном отпуск и по возвращению из него принес больничный, в таком случае указанные дни болезни в табеле отмечаются кодом (Б) вместо проставленных дней отпуска (ОТ). При этом отпуск будет продлен на время болезни сотрудника.
Праздник во течении отпуска
Если в соответствии с производственным календарем на период отпуска выпадают праздничные дни, например майские праздник, то эти дни не входят в отпуск – вместо них следует внести код (В). Остальные дни также отмечаются соответствующим кодом (ОТ). Так, например, отпуск может попасть на день России, если он берется с 11 по 18 июня. В таком случае 13 июня отмечается кодом (В).
Трудовое законодательство обязывает работодателей вести учёт отработанного сотрудниками времени. Учитывать отработанные часы должны фирмы независимо от юридического статуса и индивидуальные предприниматели. Специально для этого Госкомстатом разработаны и утверждены формы Табеля учёта рабочего времени N Т-12 и N Т-13.
Приведём инструкцию по заполнению, которая поможет правильно отразить данные и использовать табель на пользу фирмы.
Для чего нужен табель учёта рабочего времени
Табель учёта рабочего времени, утвержденный постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1 , помогает кадровой службе и бухгалтерии предприятия:
Учитывать время, отработанное или неотработанное наёмным работником; Контролировать соблюдение графика рабочего времени (явки, неявки, опоздания); Иметь официальные сведения об отработанном каждым работником времени для расчёта зарплаты или составления статистической отчётности.
Бухгалтеру он поможет подтвердить правомерность начисления или не начисления сумм зарплаты и компенсаций каждому работнику. Кадровику - отследить явку и в случае необходимости обосновать взыскание, наложенное на работника.
Табель учёта рабочего времени относится к формам документов, которые выдаются работнику при увольнении вместе с трудовой книжкой по его запросу (ст. 84.1 НК РФ ).
Стоит отметить, что унифицированные формы табелей N Т-12 и N Т-13 с 1 января 2013 г. не обязательны для применения. Однако учёт вести работодатели обязаны (ч. 4 ст. 91 ТК РФ ). Организации и ИП могут использовать другие способы контроля времени нахождения сотрудников на рабочих местах. Но по факту формат бланка, разработанный Госткомстатом, достаточно удобен и продолжает повсеместно применяться.
Кто ведет табель в организации
Согласно Указаниям по применению и заполнению форм первичных учётных документов:
табель рабочего времени на 2016 год составляет и ведёт уполномоченное лицо, подписывают документ руководитель подразделения и работник кадровой службы, после чего он передаётся в бухгалтерию.
Как мы видим, правила не устанавливают должность работника, который ведёт табель учёта использования рабочего времени. Руководство вправе назначить любого для выполнения этой задачи. Для этого издаётся приказ с указанием должности и фамилии ответственного лица. Если приказ о назначении такого работника не выпущен, то обязанность вести учёт должна быть прописана в трудовом договоре. Иначе требовать от сотрудника ведения учёта неправомерно. В крупных организациях в каждом отделе назначается такой работник. Он заполняет в течение месяца бланк, отдаёт на подпись начальнику отдела, тот в свою очередь, проверив данные, передаёт форму кадровику. Сотрудник отдела кадров сверяет информацию, заполняет на её основе необходимые для своей работы документы, подписывает табель и передаёт бухгалтеру.
В маленьких фирмах такая длинная цепочка не соблюдается - табель учёта ведёт кадровый работник, а затем сразу передаёт в бухгалтерию.
Чем отличаются формы N Т-12 и N Т-13 Табеля учёта рабочего времени
Отличаются две утверждённые формы тем, одна из них (Т-13) используется в учреждениях и фирмах, где установлен специальный турникет - автоматическая система, контролирующая явку сотрудников. А форма Т-12 считается универсальной и содержит, кроме того, дополнительный Раздел 2. В нем можно отражать расчёты с работниками по оплате труда. Но если фирма ведёт расчёты с персоналом как отдельный вид учёта, раздел 2 просто остаётся пустым.Заполнение табеля рабочего времени
Применяются два способа заполнения табеля:
сплошное заполнение - каждый день отмечаются все явки и неявки; заполнение по отклонениям - отмечаются только опоздания, неявки.
Приведём для примера инструкцию по заполнению формы Т-13 методом сплошного заполнения.
Шаг 1 - название организации и структурного подразделения
Вверху вписывают название фирмы (ФИО ИП) и наименование структурной единицы. Это может быть отдел продаж, отдел маркетинга, производственный отдел и т.п.
Шаг 2 - код по ОКПО
ОКПО - общероссийский классификатор предприятий и организаций. Содержится в базах Росстата, состоит из:
8 цифр для юрлиц; 10 цифр для ИП.
Шаг 3 - номер документа и дата составления
Номер документу присваивается по порядку. Датой составления обычно проставляется последний день отчётного месяца.
Шаг 4 - отчётный период
Табель учёта рабочего времени сдают за месяц - период с первое по последнее число августа в нашем случае.
Шаг 5 - информация о работнике
Для каждого сотрудника отдела заполняется отдельная строка.
Порядковый номер в табеле. Фамилия и должность работника.
Табельный номер присваивается каждому работнику и используется во всех внутренних документах учёта. Сохраняется за сотрудником на всё время работы в организации, и не передаётся другому человеку еще несколько лет после увольнения.
Шаг 6 - сведения о явках и количестве часов
Для заполнения информации о явках и неявках сотрудников используют сокращённые условные обозначения. Их список вы найдете в конце статьи в отдельном пункте. В нашем примере для работника Петрова А.А. использовано 4 сокращения:
Я - явка (в случае явки в нижней ячейке записывают количество отработанных часов); В - выходной; К - командировка; ОТ - отпуск.
Шаг 7 - итоговое количество дней и часов за месяц
В 5 графе указывают число отработанных дней и часов за каждые полмесяца.
В 6 графе - итоговое число дней и часов за месяц.
Шаг 8 - сведения для начисления зарплаты
Код вида оплаты определяет конкретный вид денежной выплаты, зашифрованный цифрами. Полный список кодов смотрите в конце статьи. В примере использованы:
2000 - зарплата (оплата труда); 2012 - отпускные.
Корреспондирующий счёт - бухгалтерский счёт, с которого списываются затраты на указанный вид оплаты труда. В нашем случает счёт списания зарплаты, командировочных выплат и отпускных один и тот же.
В столбце 9 указывается количество проработанных дней или часов по каждому виду оплаты труда. В нашем случае в верхней ячейке внесены дни явки и командировки, в нижней - дни нахождения в отпуске.
Если ко всем работникам в течение месяца применим один вид оплаты труда (зарплата), то код вида оплаты и номер счёта пишут сверху, графы 7 и 8 оставляют пустыми, указывая только отработанные дни или часы в графе 9. Вот таким образом:
Шаг 9 - сведения о причинах и времени неявки
Графы 10-12 содержат код причины неявки и количество часов отсутствия. В нашем примере работник отсутствовал 13 дней:
3 дня в связи с командировкой; 10 дней был в отпуске.
Шаг 10 - подписи ответственных лиц
Табель учёта подписывают в конце месяца:
сотрудник, ответственный за ведение; руководитель отдела; кадровый работник.
Как отмечать отпуск в табеле рабочего времени
Перед тем, как отмечать отпуск в табеле учёта рабочего времени, важно знать следующие моменты:
какой именно вид отпуска проставлять; период отпуска - с какой по какое число отдыхает работник; каким методом заполняется табель - сплошным или регистрируются только отклонения.
Разные виды отпуска обозначаются в табеле такими сокращениями:
очередной оплачиваемый отпуск
дополнительный оплачиваемый
административный (без сохранения ЗП)
учебный с сохранием ЗП
учебный без отрыва от производства (сокращенный день)
учебный без сохранения ЗП
по беременности и родам
по уходу за ребёнком до 3-х лет
без сохранения ЗП в предусмотренных законом случаях
дополнительный без сохранения ЗП
При использовании обоих методов заполнения табеля, условное обозначение отпуска проставляется за каждый день отсутствия работника. Просто при использовании сплошного метода остальные дни заполняются явками (условный код "Я"), а при методе учёта отклонений - остаются пустыми.
Остальные обозначения и коды в табеле
Приведём буквенные обозначения, используемые в табеле учёта рабочего времени в виде таблиц.
Присутствие на рабочем месте:
работа в дневное время
в ночное время
работа в выходные и праздники
сверхурочная
вахтовым методом
Командировки и повышение квалификации:
служебная командировка
повышение квалификации с отрывом от труда
повышение квалификации с отрывом от труда в другой местности
Отсутствие на рабочем месте:
временная нетрудоспособность (больничный) с выплатой пособия
временная нетрудоспособность без выплаты пособия
сокращенный рабочий день в предусмотренных законом случаях
вынужденный прогул при незаконном отстранении (увольнении)
неявка в связи с исполнением государственных (общественных) обязанностей
прогул без уважительных причин
режим неполного рабочего времени
выходные и праздничные нерабочие дни
дополнительный оплачиваемый выходной
дополнительный неоплачиваемый выходной
забастовка
невыясненная причина неявки
простой по вине работодателя
простой по независящим ни от кого причинам
простой по вине работника
отстранение от работы (оплачиваемое)
отстранение без сохранения ЗП
приостановка работы при задержке ЗП
Приведем только основные цифровые коды видов оплаты труда (Полный перечень в Приказе ФНС России от 13.10.2006 N САЭ-3-04/706@ ):
трудовые выплаты (ЗП, вознаграждения)
выплаты по гражданско-правовым договорам
отпускные
больничное пособие
оплата в натуральной форме
материальная помощь при увольнении и выходе на пенсию
проценты по вкладам
Заполненный образец табеля рабочего времени
Скачать заполненный образец табеля учёта рабочего времени Т-13 в xls
Скачать
Скачать табель учёта рабочего времени Формат Т-13
Скачать
Скачать табель учёта рабочего времени бланк простой Формат Т-12
