Журнал регистрации кассовых документов - это учётный журнал, в котором регистрируются до передачи в кассу все приходные и расходные кассовые документы, такие как:
Документы, заменяющие ПКО и РКО (расчётно-платёжные ведомости, заявления на выдачу денег и др.)
Инструкция по заполнению формы КО-3
ТИТУЛЬНЫЙ ЛИСТ:
Строка «Организация». Указывается наименование организации (например, ООО «Морковь»). Если книгу заполняет ИП, то так и указываем (например, ИП Сергеев П.П.)
В строчке ниже указывается наименование и код структурного подразделения в организации. Если структурных подразделений нет - ставится прочерк.
Строка «Код по ОКПО». Указывается код по ОКПО согласно данным в уведомлении из Росстата.
В середине листа указывается период, на который рассчитана форма КО-3, и ФИО лица, ответственного за ведение журнала. Обычно с начала нового года заводится новый журнал.
ВКЛАДНОЙ ЛИСТ разделён на 2 части: слева указываются приходные кассовые документы (графы 1-4), а справа - расходные (графы 5-8).
Графа «Примечание». Указывается содержание операции: от кого получены деньги, кому выданы, основание для получения / выдачи. Всё остальное по заполнению интуитивно понятно.
Журнал регистрации кассовых документов позволяет упорядочить первичные документы, оформляемые в связи с движением наличных денежных средств в кассе предприятия. Все вновь созданные кассовые документы подлежат регистрации в специальном журнале. И только после этого они передаются кассиру для соответствующего оформления.
К числу таких документов относят:
- заявления на выдачу денежных средств;
- расчетно-платежные ведомости на выплату заработной платы;
- и прочее.
Расходные кассовые ордера, составленные на расчетно-платежной ведомости на выплату заработной платы и прочих аналогичных платежей, подлежат регистрации в журнале уже после их выдачи.
Ведение
Существует унифицированная форма журнала регистрации кассовых документов. Ее номер КО-3, а код по справочнику ОКУД 0310003. Допускается ведение журнала в электронном виде с использованием вычислительной техники.
Форма N КО-3 включает в себя обложку, на которой указываются наименование организации, сроки ведения журнала, а также должность и ФИО лица, ответственного за его составление. Помимо обложки в форму КО-3 входит вкладной лист, являющийся образцом для оформления всех остальных страниц журнала. Вкладной лист делится на две части. В левой части (графы 1-4) производится регистрация приходных кассовых документов, в правой (графы 5-8) — расходных.
В графах 1 и 5 указывается дата составления кассового документа.
В графах 2 и 6 присвоенный этому документу порядковый номер.
Графы 3 и 7 отображают сведения о сумме документа в рублях и копейках.
Графы 4 и 8 носят название «Примечание», в них, как правило, указываются сведения о целевом назначении денежных средств и сведения о получателе, либо плательщике.
Приходные и расходные кассовые документы, на основании которых происходит получение и выдача наличных денег из кассы, нужно фиксировать в специально для этого созданном журнале, который именуется журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов. Скачать данный бланк можно ниже. Унифицированная форма журнала – КО-3. Несмотря на то, что заполнение журнала КО-3 не должно вызывать никаких затруднений, все-таки в этой статье остановимся подробнее на особенностях оформления.
Данная типовая форма должна присутствовать на каждом предприятии, которое осуществляет . Все поступающие и выбывающие с предприятия кассовые документы должны быть зарегистрированы в журнале. Сюда можно отнести приходные кассовые ордера (образец ордера КО-1 можно скачать ), расходные ордера (образец ордера КО-2 можно скачать ), платежные ведомости.
Регистрируются документы в момент их составления, при этом им присваивается порядковый номер согласно журналу регистрации.
Образец заполнения журнала КО-3
Титульный лист формы КО-3 содержит следующие реквизиты:
- наименование организации;
- ОКПО;
- структурное подразделение, если в журнале ведется учет только для конкретного подразделения;
- год – журнал КО-3 заводится в начале года и действует в течении календарного года, поэтому здесь указываем текущий год учета кассовых документов;
- ответственное лицо – должность и ФИО лица, ответственного за ведения журнал, например, бухгалтер.
Образец заполнения обложки журнала КО-3 смотрите ниже.
Сам журнал состоит из множества однотипных листов, содержащих таблицу. В этой таблице и следует регистрировать входящие и исходящие кассовые документы в течении года.
Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов вести не обязательно. Организации могут завести его для регистрации документов, передаваемых в кассу. Рассмотрим в каких случаях удобно использовать данную унифицированную форму №КО-3, как ее правильно оформлять, а также приведем образец заполнения.
Для чего нужен журнал регистрации кассовых документов?
Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов предназначен для регистрации:
- приходных кассовых ордеров;
- расходных кассовых ордеров или заменяющих их документов: платежных (расчетно-платежных) ведомостей, заявлений на выдачу денег, счетов и т.п.
Ведется журнал бухгалтерией. Регистрация в нем документов происходит перед их передачей в кассу организации для исполнения.
Внимание! Применение унифицированно формы №КО-3 не является обязательным, т.к. не установлено Указанием о порядке ведения кассовых операций.
Структура журнала регистрации кассовых документов
Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов оформляется по унифицированной форме № КО-3, утв. постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88 (форма по ОКУД 0310003).
Он состоит из обложки и собственно журнала.
Обложка журнала содержит такие сведения, как:
- наименование организации и ее структурного подразделения, код по ОКПО;
- период, за который ведется журнал;
- должность и ФИО лица, ответственного за ведение журнала.
- номер и дата приходного или расходного документа;
- сумма, на которую составлен документ;
- примечание, то есть запись о содержании хозяйственной операции.
Срок, на который заводится журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов, нормативно не определен. Этот срок установите самостоятельно с учетом количества проводимых организацией кассовых операций.
Образец заполнения журнала регистрации приходных и расходных кассовых документов
Итоги
Унифицированная форма КО-3 ведется организациями для регистрации кассовых документов, которые передаются в кассу. Применение данного формуляра не является общеобязательным и используется хозсубъектами по собственному желанию.
Журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров (форма КО-3) фиксирует первичные учетные документы наличного обращения денежных средств.
Требование к организациям госсектора отражать их в книге регистрации закреплено в Приказе Минфина от 30.03.2015 № 52н. Для организаций не государственного сектора, в том числе и НКО, применять форму не обязательно (№ 402-ФЗ). Но если организация решает использовать ее, необходимо закрепить это в учетной политике.
Форма книги утверждена Постановлением Госкомстата от 18.08.1998 г. № 88 и определена кодом унифицированной формы 0310003.
Что вносить в форму КО-3
При обращении с первичными учетными документами по учету наличных денег необходимо соблюдать указания Банка России:
- от 07.10.2013 № 3073-У о порядке осуществления наличных расчетов;
- от 11.03.2014 № 3210-У о ведении кассовых операций по приему наличных денег.
Нужно вести учет всей «первички», которая оформляются при обращении с наличными денежными средствами:
- приходные кассовые ордера (ПКО);
- расходные кассовые ордера (РКО).
Обязательно указываем сведения:
- номер ордера;
- дату;
- сумму;
- примечания.
Заполнение кассового журнала, образец
Допускается ведение журнала как с помощью технических средств (то есть в электронной форме), так и в бумажном виде. Если журнал ведется в бумажной форме и заполняется от руки, следует помнить, что все его страницы нужно пронумеровывать, прошить нитью и заверить подписью.
Рассмотрим, как заполнять кассовый журнал, на примере.
Условно процесс можно разбить на две части: заполнение титульного листа и таблицы учета.
Шаг 1. Заполняем титульный лист.
Указываем наименование организации. Если структурных подразделений нет — ставится прочерк. Пишем код по ОКПО согласно данным статистики.
Шаг 2. Прописываем период, за который ведется учет. Так же должность и ФИО ответственного лица.
Каждый лист разделен на две части: в левой части - регистрация приходных ордеров (ПКО); в правой - расходных ордеров (РКО). Заполняются они одинаково.
Шаг 3. Заполняем дату и порядковый номер приходного или расходного документа.
Шаг 4. Прописываем сумму, которая указана в документе.
Шаг 5. В примечании кратко указываем информацию от кого получены или кому выданы деньги, а также основание для этого.
Исправления и отсутствие обязательных записей недопустимы!
Заполненный образец
Нужен ли кассовый журнал для онлайн-касс
По функционалу это тот же самый аппарат, что и раньше, который печатает чеки и хранит информацию о них. Но только теперь, онлайн-кассам (в том числе при аренде онлайн кассы) необходим выход в интернет, чтобы передавать сведения о совершенных операциях в налоговую инспекцию. А также есть такая функция, как отправка на электронную почту чека покупателю.
Теперь, благодаря инновационной онлайн-кассе, многие документы, которые утверждались в постановлении Госкомстата от 25.12.1998 № 132 не нужно использовать. Но это не касается таких документов как:
- кассовый журнал;
- приходный и расходный ордер.
Поэтому необходимость вести учет в специальной книге при онлайн-кассах сохранена. Правила ведения подробно изложены в указаниях Банка России от 11.03.2014 № 3210-У.
